Comment mieux gérer votre temps

« J’ai pas le temps »

Voilà une phrase que vous avez certainement prononcée. Vous n’avez pas assez de temps dans votre journée pour vous former ou pour communiquer auprès de vos clients ou prospects, pour faire votre compta etc. ? Vous vous sentez stressé ou débordé, voire les deux? Ne vous inquiétez pas, il n’y a pas que vous dans ce cas. 

Le manque de temps est très courant chez les entrepreneurs. C’est normal. Enfin j’espère, parce que moi aussi j’en ai été victime. (je rechute même parfois). Le problème c’est que le manque de temps conduit a une totale désorganisation, ce qui met votre entreprise en difficulté.

Je me souviens d’un moment de ma vie où je trouvais pas le temps de faire mes devis. Du coup, ils étaient systématiquement en retard, ou mal faits, ou les deux. Avec pour conséquence une mauvaise opinion de la part des prospects, ou des erreurs dans les calculs de prix (cette erreur peut revenir très cher !). J’avais aussi des difficultés pour relancer, rappeler au téléphone…

Le pire c’est comme je me sentais débordé, j’avais un énorme stress !

Je vais vous donner 5 astuces qui m’ont aidé à m’organiser et à me libérer du temps.

Utilisez un carnet de notes dit aussi notebook

Il s’agit d’un petit carnet qui vous suis partout. Vous devez écrire dessus tout ce qui vous passe par la tête et que vous ne voulez pas oublier. Par exemple, Mme Dupont vient de vous téléphoner et vous demande si vous pouvez passer pour tailler sa haie. Vous êtes au garagiste (c’est précisément où je me trouve en écrivant cet article) et vous n’avez pas votre planning sous les yeux. Mais, vous avez votre carnet de notes. Vous pouvez donc écrire dessus : « Mme Dupont veut une taille de haie, vérifier la disponibilité et la rappeler pour la date d'intervention ».

Cela peut vous paraître basique mais ça vous permet, en plus de ne rien oublier, d’alléger votre charge mentale. Vous ne vous sentirez plus débordé, et si quelqu’un vous demande si vous avez fait la tâche vous pourrez lui répondre facilement. Vous saurez également où vous vous situez dans votre planning journalier.

Notez un maximum de choses qui sont susceptibles de vous êtres utiles par la suite. Il vaut mieux rayer qu’oublier.

Consultez votre notebook régulièrement. Je consulte le mien deux fois par jour au minimum. Je le consulte également lorsque j’ai fini une tâche et que je ne sais plus quoi faire. Ce moment est simple à déterminer parce que c’est à ce moment précis où je me dis « Ha ! J’ai plus rien à faire »

Travaillez par séquences

Je travaille par séquence, et je vous recommande d’en faire autant. Pourquoi ? Nous ne sommes pas fait pour travailler 3 ou 4 heures d’affilé sans discontinuer. Nous devons faire des pauses. Nous sommes plus efficaces lorsque nous travaillons par séquences courtes. En ce qui me concerne, je suis une méthode qui a fait ses preuves dite « règle des 52/17 » ou « ratio magique » Je travailles 52 minutes, et je fais une pause de 17 minutes. En effet , les études ont démontré que notre taux de productivité est optimal en travaillant cette manière.

Une variante de cette règle est la règle 43/17 pour travailler sur un cycle d’une heure. Pour travailler de cette manière il faut rester concentrer sur la tâche que vous avez à accomplir. Ça veut dire pas de distractions : coupez le téléphone, enlevez les notifications sur tous vos appareils électroniques… En ce qui concerne la séquence de pause, il faut vous mettre au calme. Pas de jeux vidéo ou de réseaux sociaux par exemple. Je parle de ça parce que c’est mon problème. J’ai tendance à considérer que pause = smartphone. Evitez ce piège. Reposez votre esprit pendant votre pause. Pour vous aider à faire les bonnes séquences, utilisez un minuteur au besoin.

Une dernière variante de cette méthode est la méthode Pomodoro : 25 minutes de travail pour 5 minutes de pause. Elle fonctionne très bien aussi. Sentez vous libres de tester pour trouver la séquence qui vous convient le mieux.

Concentrez vous sur UNE tâche

Nous avons tous tendance à effectuer plusieurs tâches à la fois. Lorsque nous le faisons, nous avons le sentiment d’être efficace et de gérer. C’est une erreur, notre cerveau n’est pas en capacité de faire plusieurs actions en même temps. 

Pour gagner en efficacité, vous devez vous concentrer sur ce que vous êtes en train de faire. Pour vous rendre compte de la chose, essayez de vous brosser les dents avec la main opposée. Vous allez vite comprendre ce que signifie être concentrer sur ce que vous êtes en train de faire.

Lorsque vous commencez votre séquence de travail, consacrez la à une seule activité. Vous allez vite gagner en efficacité et vous aller constater que votre temps de travail va diminuer comme neige au soleil. Dans le même temps votre productivité va exploser.

Fixez vous des objectifs 

Par jour, par semaine, par mois, trimestre, année …

« Celui qui n’a pas d’objectifs, ne risque pas de les atteindre ». SUN TZU

Vous fixer des objectifs est essentiel. Sans cela, vous n'avancerez pas ou vous avancerez plus lentement que vous ne le feriez avec des objectifs bien établis. Comment trouver vos objectifs ? 
Premièrement, lorsque vous vous fixez un objectif, il doit être atteignable. Ensuite, fixez vous une limite de temps raisonnable pour le réaliser. Vous n’avez pas besoin que cet objectif soit réalisable tout de suite, ou dans un délais court. 

Si vous décider de vous donner un objectif à long terme, il vous devez instaurer des jalons qui vous permettront de savoir où vous vous situer par rapport à votre but. N’oubliez jamais que votre objectif doit être mesurable. Vous ne pouvez pas dire je dois perdre du poids, mais vous devez dire je vais perdre 5 kilos en 2 mois. Cet objectif sera mesurable de la manière suivante: perdre 3 kilos le premier mois puis 2 kilos le deuxième mois et stabiliser son poids pendant les 6 mois suivants.

Une fois votre objectif bien défini, dites le autour de vous. Dites le au maximum de personnes qui veulent bien vous écouter. Plus vous allez le dire, plus vous allez vous sentir engagé. En étant plus engagé, vous vous sentirez obligé d’ accomplir votre projet. 

Vous pouvez aussi écrire ces objectifs et mettre le papier sur lequel vous les avez inscris au-dessus de votre bureau ou dans un lieu de passage. Ca vous permettra de vous recentrer en cas de coup de mou.

Déléguez les tâches qui ne sont pas votre cœur de métier.

Le sujet qui fâche ! Déléguer est un gros mot pour beaucoup. Ils ont peur que le travail soit moins bien fait, ou qu’il ne soit pas fait comme eux l’aurait fait. C’est un énorme piège. C’est ce qui rend beaucoup d’entrepreneurs prisonniers de leur entreprise. 

Déléguer vous permettra de vous dégager du temps. Commencez par confier un travail simple ou une tâche que vous ne maîtrisez pas. Par exemple, je n’y connais rien en comptabilité, je délègue. Vous pouvez aussi déléguer le secrétariat, la gestion de votre site internet… Sachez que les plus grands entrepreneurs comme Elon Musk (Tesla, Space X) s’entourent de talents et leur donne un travail à faire et un temps donné pour le faire. Lui, se contente de donner une feuille de route et de décider si le résultat lui convient ou pas ! Il ne s’intéresse pas au comment, mais uniquement au résultat et au temps passé.

C’est un excellent exemple à suivre. Lorsque vous donnerez une tâche à faire, indiquez le résultat à obtenir et le temps pour le faire. Et comme vous ne dirigez pas (encore) une multinationale, partagez votre expérience pour la réalisation de cette tâche. Indiquez également les erreurs que vous avez commises par le passé. Vous éviterez ainsi qu’elles soient reproduites par la personne à qui vous confiez le travail.